Affranchissement de lettres : comment réduire les coûts ?

Une maîtrise parfaite de votre budget courrier

  • Un affranchissement de lettres précis. La machine à affranchir vous permet de ne payer que ce que vous envoyez. Dotée d’un plateau de pesée intégré ou connectée à une balance extérieure, la machine pèse votre courrier de manière précise pour procéder à un affranchissement de lettre au plus juste. C’est la fin du sur-affranchissement.
  • Un affranchissement de lettres sur mesure. C’est vous qui choisissez pour chaque pli la tarification et la mention d’affranchissement qui correspondent le mieux à vos besoins en termes de délais et de type d’envoi. Selon vos envois et leur poids, cela peut représenter une économie de l’ordre de 5 à 30 %, sous réserve que vous utilisiez correctement la fonction pesée et que vous choisissiez le bon tarif, en n’ayant recours au tarif « urgent » que lorsque cela s’avère véritablement nécessaire.

Un outil de communication économique

  • Faites de vos enveloppes un support de communication. ll vous suffit de vous acquitter de la redevance postale pour avoir la possibilité d’imprimer sur l’empreinte à côté de l’espace réservé à l’affranchissement un texte libre ou le logo de votre entreprise. Cette option payante proposée par La Poste et les fournisseurs de machines à affranchir s’appelle une flamme publicitaire.
  • Véhiculez une image professionnelle. À chaque envoi, vous amortissez le coût supplémentaire occasionné par la redevance postale. Imaginez en effet l’impact potentiel de cette marque personnalisée sur l’image de votre entreprise ou de votre activité. Le coût additionnel peut alors sembler dérisoire.

La fin des avances de trésorerie

Toute entreprise dispose de trois solutions d’affranchissement de lettres :

  • le dépôt en bureau de poste ;
  • l’achat de timbres d’avance avec dépôt en boite aux lettres ;
  • la machine à affranchir.

Se rendre au bureau de Poste tous les jours ou plusieurs fois par semaine pour y déposer son courrier et régler sur place le montant des timbres représente une perte de temps considérable. En outre, ce système « au coup par coup » ne vous laisse aucune visibilité sur vos dépenses d’affranchissement de lettres globales. Vous pouvez bien entendu acheter des timbres à l’avance, les coller chaque fois que vous en avez besoin et aller déposer votre courrier dans une boîte aux lettres. Or ce système présente également deux inconvénients :

  • Vous avancez une partie de vos dépenses d’affranchissement de lettres.
  • Si vous ne possédez pas de balance, vous vous basez sur une estimation hasardeuse pour affranchir votre courrier, et payez souvent plus que ce que vous devez réellement.

Avec une machine à affranchir, vous n’avez plus besoin d’acheter des timbres à l’avance et vous ne réglez vos dépenses d’affranchissement que le mois suivant. Les informations concernant vos consommations sont transmises automatiquement au serveur de La Poste, qui ne vous facture que ce que vous devez. L’avantage est double :

  • La facture récapitulative de La Poste vous offre une grande visibilité sur votre consommation réelle.
  • Vous conservez votre trésorerie.