Machine à affranchir, comment ça marche ?

6 étapes dans la gestion d’une machine à affranchir

Tout d’abord, la gestion d’une machine à affranchir comporte 6 étapes dans lesquels tout ou partie des acteurs interviennent :

A savoir
Machine à affranchir
Machine qui permet l’affranchissement du courrier par télétransmission.
  • L’agrément et l’homologation du modèle de machine à affranchir
  • La contractualisation
  • L’installation
  • La facturation
  • La maintenance et le suivi
  • La résiliation du contrat

La Poste : acteur obligatoire du secteur de la machine à affranchir

Cet organisme intervient dans 3 des 6 étapes de la gestion de machine à affranchir : l’agrément et l’homologation, la contractualisation et la facturation.

Son service technique valide les machines avant la commercialisation. Il se porte ainsi garant de leur conformité aux normes en vigueur et de l’exactitude de leur pesage des courriers et par conséquent de l’affranchissement effectué.

Ensuite, le service ADV, administration des ventes, délivre un avis d’autorisation lors de la signature du contrat de location de machine à affranchir entre le client et le concessionnaire. Puis, lors de la facturation, ce même service ADV expédie la facture au client concernant l’affranchissement de leurs courriers.

Le concessionnaire : fabricant et loueur de machine à affranchir

machine a affranchir
Le concessionnaire est un acteur essentiel dans la gestion de machine à affranchir, il est présent lors de toutes les étapes du processus mais à travers des personnes et des services différents.

Tout d’abord, le service R&D ou le bureau d’étude développe les futurs modèles de machine à affranchir. La machine, une fois produite et homologuée, est louée au client par l’équipe commerciale par le biais d’un contrat. Ensuite, le service technique assure l’installation du terminal d’affranchissement pour les appareils ne pouvant être installés directement par le client. Chaque mois, le service ADV envoie au loueur la facture concernant la location. La maintenance, le dépannage et le suivi sont assurés par une hotline et une équipe de techniciens.

Enfin, si le client souhaite résilier son contrat, le service ADV prendra en charge la gestion de cette résiliation et un technicien procèdera au retrait de la machine à affranchir.

Le client : utilisateur de la machine à affranchir

Le client désirant louer une machine à affranchir doit, tout d’abord, signer un contrat de location avec un concessionnaire. Ce contrat est double, il comporte une partie propre au concessionnaire concernant la location et la maintenance de l’appareil et une autre partie pour l’affranchissement qui concerne cette fois-ci La Poste.

Après l’installation de la machine à affranchir, le client réceptionne les factures tous les mois et s’acquitte de leur montant auprès du concessionnaire et de La Poste. Il peut contacter le concessionnaire en cas de besoin (problème technique, panne…), il aura alors à faire avec la hotline ou un technicien qui se déplacera sur site.

Pour résilier son contrat de location de machine à affranchir avant son terme, le client doit obligatoirement en aviser le concessionnaire par courrier.

Pour connaître les procédures exactes, n’hésitez pas à en faire la demande aux différents concessionnaires qui vous intéressent lors de votre demande de devis de machine à affranchir.