Suivi et contrôle des dépenses d’affranchissement

Initialement conçues pour accélérer le timbrage, les machines à affranchir ont vu leur champ d’action s’élargir vers la réduction des dépenses postales, souvent au moyen de logiciels spécifiques de suivi et d’analyse des coûts.

Logiciels de suivi de l’affranchissement

Les professionnels de l’affranchissement complètent systématiquement leur offre de matériel par des solutions logiciel de gestion des coûts postaux (WebGestion chez Satas, MAS chez Neopost, etc.).

Grâce à ce type de logiciel ou de service web, un ordinateur connecté à votre machine à timbrer devient un véritable terminal de contrôle et de pilotage de vos dépenses d’affranchissement.
Les données de la machine à affranchir seront traitées afin de vous donner accès à des statistiques :
– La valeur de l’affranchissement par service
– La valeur de l’affranchissement par produit postal
– Le détail journalier des consommations, etc.

Toutes les informations peuvent être exportées sur Excel si vous souhaitez procéder à des traitements personnalisés supplémentaires ou archiver ces données.

Ces logiciels ou applications internet sont bien souvent modulaires : des versions plus chères et plus élaborées intègrent des options supplémentaires.

Par exemple, l’option « multi-site » permet de comparer automatiquement les dépenses entre plusieurs sites d’une même entreprise et de consolider les données associées.

La machine à affranchir : source d’économies supplémentaires

La Poste accorde généralement des réductions sur le montant global de votre facture mensuel d’affranchissement à partir d’un certain montant cumulé sur votre timbreuse.

Par ailleurs, grâce à une machine à affranchir vous n’avez plus à immobiliser de la trésorerie en achat de timbre. Vous payez exactement ce que vous devez au moment où vous en avez besoin.