Le rôle de la Poste

La Poste joue un rôle déterminant dans la gestion et l’utilisation des machines à affranchir.

L’établissement des normes

Les nouvelles réglementations de La Poste ont instauré différentes normes pour les machines à timbrer et une classification qui permet de les distinguer en trois catégories :

• Les Très Petites Machines à Affranchir Connectées (norme tpMAc) sont conseillées pour un petit volume d’affranchissement : jusqu’à 30 lettres par jour. Cette norme a facilité l’accès des très petites entreprises aux timbreuses. Le courrier affranchi avec ce type de machine peut être déposé dans n’importe quelle boîte aux lettres de rue : inutile de se déplacer au bureau de la Poste. Un nouveau procédé, Quickstart, a par ailleurs été mis en place afin que les utilisateurs de tpMAc ne soient pas soumis à la procédure habituelle d’autorisation et puissent utiliser immédiatement leur machine.
• Les Petites Machines à Affranchir Connectées (norme pMAc) sont idéales pour un volume d’affranchissement ne dépassant pas 1 500 € par mois. Le dépôt du courrier en boîte aux lettres de rue n’est pas autorisé avec ce type de machine.
• Les Machines à Affranchir intelligentes (norme MAi) sont conseillées aux entreprises gérant un volume d’affranchissement supérieur à 1 500 € par mois.

L’agrément de la Poste

Toute machine à affranchir est homologuée par le service technique de La Poste avant sa commercialisation. Celui-ci s’assure de sa conformité aux normes en vigueur, de l’exactitude de la pesée des plis et donc de l’affranchissement effectué. Les nouvelles normes instaurées par La Poste en matière d’affranchissement imposent désormais aux entreprises de s’équiper de timbreuses connectées, via leur modem, au système de gestion informatisé de La Poste.

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L’autorisation d’installation

C’est le service Administration des ventes (ADV) qui délivre un avis d’autorisation d’installation au moment de la signature du contrat de location entre l’entreprise cliente et le concessionnaire agréé. L’autorisation d’installation de la Poste est un document indispensable pour pouvoir procéder à l’installation de votre machine. Avec les tpMAc et certains modèles de pMAc, vous pouvez vous-même procéder à l’installation. Si vous choisissez un modèle conforme à la norme MAi, son installation nécessitera l’intervention d’un technicien commissionné par le concessionnaire avec lequel vous avez signé votre contrat.

La facturation des dépenses postales

Autrefois réalisée à l’aide de la traditionnelle Fiche Mensuelle des Dépôts (FMD), qui entraînait de nombreuses erreurs, la facturation des dépenses postales constitue aujourd'hui un processus d'une grande simplicité pour les entreprises utilisant une machine à timbrer. La connexion de votre appareil au système de gestion informatisée de La Poste permet à celui-ci de collecter automatiquement, ou « télérelever », vos dépenses d’affranchissement du mois écoulé et d’émettre à partir de ces informations une facture mensuelle globale (pour les tpMAc et les pMAc) ou détaillée par type d’envoi (pour les MAi).