Machines à affranchir : la boite à « colles »

 

Est-il possible de changer d’empreinte à volonté ?

Tout dépend de votre type d’affranchisseuse. Les modèles récents permettent généralement de mémoriser un nombre limité d’empreintes postales et de les choisir depuis le menu d’accueil avant chaque utilisation.

 

Rappel : l’empreinte postale comprend les informations imprimées par la machine à affranchir en haut à droite de l’enveloppe :

  • Cachet indiquant le lieu et la date de prise en charge par La Poste
  • Une « flamme » commerciale (dans le cas des envois professionnels) qui est un texte ou une illustration circonscrit dans une zone de forme rectangulaire

Comment est effectué le règlement à La Poste ?

Le règlement mensuel aux services postaux peut être géré de deux manières :

  • La manière traditionnelle consiste à remplir chaque mois une Fiche Mensuelle de Dépôt (FMD) en y indiquant les dépenses d’affranchissement pour la période écoulée. Grâce à ces données, La Poste établit une facture qui sera réglée par chèque, virement ou prélèvement.
  • Si la machine est « connectée », les services de La Poste sont informés électroniquement du montant de chaque affranchissement en temps réel. Toute autre procédure administrative est alors superflue, La Poste possédant d’emblée touts les éléments nécessaires pour facturer. La plupart des machines à affranchir numériques récentes peuvent être « connectées ».

L’usage d’une affranchisseuse peut-il être limité ?

Oui, une machine peut être protégée par un code confidentiel qui doit être composé avant chaque utilisation.

Une autre fonctionnalité permet d’attribuer un code par service de l’entreprise. Chaque utilisateur rentre son code service avant d’affranchir ses plis. Il est alors extrêmement facile d’obtenir des statistiques de dépenses d’affranchissement par service pour de procéder à des analyses budgétaires plus fines.

Une machine à affranchir peut-elle servir à timbrer des colis ou plis volumineux ?

Oui, il suffit pour cela de faire passer dans la machine, non pas le pli lui-même, mais une étiquette adhésive prévue à cette effet. Une fois imprimée avec l’empreinte adéquate, il n’y a plus qu’à la coller sur le colis.

Ces étiquettes adhésives pour pli postal sont vendues en tant que consommables chez tous les prestataires spécialisés, au même titre par exemple que les toners d’impression de la machine.